Délai de convocation d’AG : comment compter les 21 jours ?

Le minimum : 21 jours calendaires

Pour une AG ordinaire, la convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la réunion. Les samedis, dimanches et jours fériés comptent. Si votre règlement de copropriété exige un délai plus long, retenez ce délai.

Être syndic bénévole ne réduit pas cette obligation. Ce guide concerne le délai d’une AG standard, hors urgence et régime particulier à deux copropriétaires. Il ne vérifie pas l’ensemble de votre convocation.

Règle : art. 9, décret du 17 mars 1967.

Par courrier : partez de la première présentation

Pour un copropriétaire ayant demandé la voie postale, la notification se fait par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Le délai commence le lendemain de la première présentation au domicile du destinataire.

Ne partez ni du dépôt à La Poste, ni du retrait ultérieur par le copropriétaire. Gardez la preuve de première présentation pour chaque destinataire. Des courriers déposés ensemble peuvent être présentés à des dates différentes.

Règle : art. 64-1, décret du 17 mars 1967.

Par voie électronique : un simple email ne suffit pas

La notification électronique est désormais le mode de principe. Chaque copropriétaire peut néanmoins demander la voie postale, à tout moment et par tout moyen. Le syndic doit informer de cette possibilité, notamment dans la convocation.

Utilisez une lettre recommandée électronique conforme aux textes, ou le procédé électronique qualifié prévu par le décret. Envoyer une pièce jointe depuis votre messagerie habituelle ne remplace pas cette notification.

Le délai commence le lendemain de la transmission de l’avis électronique par le prestataire de confiance qualifié. Cet avis informe le destinataire d’un envoi électronique. Ne confondez pas cette date avec l’envoi initial du syndic ou l’ouverture des documents.

Règles : art. 64 et 64-2, décret du 17 mars 1967 ; art. 42-1, loi du 10 juillet 1965.

Avant l’envoi, gardez une marge

• Relisez le délai prévu dans le règlement de copropriété.
• Identifiez les demandes de réception postale.
• Prévoyez la notification assez tôt pour absorber les délais de présentation.
• Conservez les preuves et contrôlez les dates pour chaque destinataire.
• Vérifiez aussi l’ordre du jour et les pièces requises : le délai seul ne suffit pas.

Service Public recommande en pratique un envoi au moins un mois avant l’AG. Cette marge ne remplace pas le calcul légal. Si le délai paraît trop court, faites examiner la situation avant de maintenir la réunion.